در قسمت اول از سری مقالات مدیریت کسب و کار موفق در رابطه با دیدگاه‌های اشتباه رایج مردم عادی و صاحبان کسب و کار به‌صورت مختصر صحبت کردیم. به نظر شما یک مدیر موفق چه‌کارهایی در طول روز باید انجام دهد؟

مایکل گربر یکی از نویسندگان موفق در حوزه کسب و کار می‌گوید که یک مدیر باید دیدگاه ده هزار برابری (پنج هزار برابری) داشته باشد تا بتواند ارکان مهم کسب و کار خودش را ساماندهی کند. دیدگاه ده هزار برابری می‌گوید که شما فرض بکنید که این کسب‌وکاری که در حال حاضر دارید را می‌خواهید به ده هزار شعبه توسعه دهید، آیا بازهم به همین روش مدیریت می‌کنید؟ آیا بازهم همین کارها را در روز انجام می‌دهید؟!

برای اینکه این دیدگاه را برای شما بیشتر توضیح دهم اجازه دهید که مثالی را خدمتتان عرض کنم. فرض کنید که شما به‌تنهایی فروشگاه لباسی را راه‌اندازی کرده‌اید. دیدگاه رایج اشتباه این است که خودمان همه کارها را انجام می‌دهیم و تمامی سود حاصل برای خودمان می‌شود. با این حساب احتمالاً صبح تا شب خودمان باید در فروشگاه حضور داشته باشیم، خودمان باید به‌تمامی مسائل از قبیل خریدوفروش و موجودی انبار و بررسی فاکتورها و … نظارت کامل داشته باشیم و اگر هم کارمندی را استخدام کردیم باید اختیارات کمی بدهیم تا خدایی نکرده سوءاستفاده از جانب کارمندمان رخ ندهد و درواقع خودمان را درگیر ریز و درشت مسائل کسب‌وکارمان می‌کنیم که اکثر کسب‌وکارها داخل کشور عزیزمان به همین ترتیب در حال فعالیت هستند. اما دیدگاه ده هزار برابری با این بینش کسب و کار را مدیریت می‌کند که این یک فروشگاه قرار است به ده هزار فروشگاه تبدیل شود بنابراین کل برنامه‌ریزی کاری باید در مسیر این بینش حرکت کند. حال با این دیدگاه در این فروشگاه لباس چه‌کارهایی باید انجام شود؟

در یک فروشگاه لباس چند دسته اصلی فعالیت داریم برای مثال تهیه پوشاک، بازاریابی، مدیریت مالی، مدیریت کارمندان و … و در داخل هرکدام از این دسته‌های اصلی دسته‌های فرعی‌ای وجود دارد برای مثال در بخش بازاریابی دسته‌های فروش به افراد داخل فروشگاه، فروش تلفنی، ارتباط با مشتریان و … را می‌توان تعریف کرد. حال باید برای تک‌تک این دسته‌ها دستورالعمل نوشت. دقیقاً مشخص شود که در هر دسته چه‌کارهایی به ترتیب باید انجام شود. درواقع ما باید کسب‌وکارمان را تبدیل به یک سیستم ماشینی کنیم. برای مثال دقیقاً بدانیم در فروش تلفنی چه سؤال‌هایی پرسیده می‌شود و در جواب چه پاسخ‌هایی باید داده شود، تیپ شخصیتی مخاطبان ما چیست و ما متناسب با تیپ شخصیتی آن‌ها، چگونه باید پاسخگوی مخاطبینمان باشیم.

مدیریت سیستمی دائماً در حال بهبود سیستم خود می‌باشد و هرجایی که مشکل و خللی در کار پیش آید به‌جای اینکه با خشم و عصبانیت کارمندان خود را مقصر کند به دنبال نقص سیستم خود می‌گردد و سریعاً آن را بهبود می‌بخشد. مدیریتی که دیدگاه سیستمی دارد به دنبال کپی‌سازی مغز تصمیم‌گیری خود در کارمندان فروشگاه است بنابراین از ابتدا در فرایند استخدام به‌تمامی مواردی که در شغل موردنظر نیاز است توجه می‌کند تا فردی را استخدام کند که در ابتدا مناسب آن شغل باشد و به‌مرور با آموزش‌هایی که می‌بینند بتوانند به‌اندازه و یا بهتر از صاحب آن کسب و کار تصمیمات عالی در شغل خود بگیرند. بنابراین در دیدگاه سیستمی تک‌تک کارمندان کپی‌ای از توانایی مدیریت آن فروشگاه، در شغل خاص خود می‌باشند و بدین ترتیب نیاز به دخالت مدیر در ریزبه‌ریز مسائل نیست.

بنابراین در دیدگاه سیستمی و یا دیدگاه ده هزار برابری تمامی فرایندها تبدیل به مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها می‌شود و تمامی فعالیت‌های جدید شرکت پس از بررسی تبدیل به دستورالعملی می‌شود تا کارمندان بتوانند آن را انجام دهند و در صورت بروز مشکل یا خلل در روند فعالیت فروشگاه بررسی‌هایی روی سیستم ایجادشده انجام می‌شود.